DOSSIER EVERNOTE

Pourquoi voulez-vous utiliser Evernote ? Savez-vous vraiment comment utiliser Evernote? . Payant ou gratuit ? Quoiqu’il en soit, avec la version gratuite, vous pouvez déjà faire énormément de choses.

Sommaire dossier

  1. Evernote ? C’est quoi ?
  2. Survol des Applications +
  3. Ouverture vers d’Autres Applications
  4. Bonus
  5. Conclusion

 

Il y a beaucoup de choses que je pourrais dire, mais pour commencer je vais dire celle-ci : j’ai volontairement ouvert mon portefeuille pour payer un abonnement premium à Evernote.

Je vois tant d’avantages à Evernote et nous allons explorer certains d’entre eux en profondeur plus tard. Mais fondamentalement, tout se résume à ceci : nous devenons tous des addictifs numériques.


1 – Evernote ? C’est quoi ?

Comme l’information devient plus abondante, nous sommes bombardés avec des formes incessantes de médias 24/7, tels que des articles de blog, des vidéos et des photos. Nos disques durs sont également de plus en plus gros (1 à 2 TerraOctets de disque dur ne sont pas rares). Cela signifie que nous disposons d’une énorme quantité de matériel multimédia sur nos ordinateurs et qu’il n’existe aucune façon pratique de l’organiser.

Comment trouvez-vous cet article que vous avez enregistré sur votre ordinateur le mois dernier sur le nouveau produit de votre fournisseur? Ou bien, vous devez tomber tout de suite sur une photo prise au baptême de votre nièce.. Dans tout le désordre et l’encombrement qui composent votre disque dur, trouver un fichier particulier est souvent une tâche très laborieuse et fastidieuse.

Votre cerveau, au milieu de tout ce désordre, ne peut pas suivre. Le « classeur mental » commence à déborder et vous commencez à péter un plomb. Passez à Evernote pour mettre de l’ordre dans ce chaos. Avec Evernote, vous pouvez transférer le contenu de votre cerveau vers votre ordinateur. Tout ce dont vous avez besoin de vous souvenir peut maintenant être stocké dans votre compte Evernote pour une navigation et des recherches futures.

Voici un bref aperçu des fonctionnalités qui pourraient rendre votre vie numérique beaucoup plus facile, et comment utiliser Evernote pour faire exactement cela. Je l’ai organisé en dossier. Il sera mis à jour régulièrement.

 

Trouver Tout

Semaine de 4 heuresEvernote a son propre service de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui lui permet de lire du texte, qu’il s’agisse du texte tapé au clavier, du texte d’un document PDF, d’une photocopie de texte (par exemple une page d’un livre) ou même d’une photo . Si vous êtes sur une photo, avec le titre d’un livre : « résumé la semaine de 4 heures » par exemple, la fonction OCR d’Evernote lira les mots «semaine de 4 heures» (ou tout ce qu’il trouve) Et ces mots seront consultables dans vos recherches.

 

 

Envoyer Documents & Photos avec votre Addresse  Email Evernote

evernoteEvernote fournit à tous les utilisateurs une adresse e-mail unique. Vous pouvez utiliser cette adresse de messagerie pour transférer automatiquement des e-mails et des fichiers importants, des photos, d’autres pièces jointes et même des bulletins d’information par courriel que vous souhaitez conserver, mais sans obstruer votre quota de messagerie.

Ou à tout le moins, envoyer une sauvegarde de ces choses au cas où vous perdiez l’original.

 

Acceder aux Documents et Fichiers n’importe où

evernoteAvec des applications bien construites et agréables pour ordinateur, iPad, iPhone et Android, vous pouvez accéder à vos fichiers où que vous soyez. Tout est automatiquement synchronisé afin que vous puissiez utiliser Evernote pour transporter vos notes d’étude et manuels, si vous êtes un étudiant. Si vous êtes un enseignant ou un professeur, vous pouvez transporter des documents d’examen et des plans de classe. Si vous êtes un artisan, vous pouvez avoir accès aux devis, fiches chantier, etc…

Les notes de frais, les factures peuvent être stockées aussi. Pour un particulier, scannez vos papiers et vous ne l’oublierez plus :-).

 

Laisser des notes vocales

evernoteEvernote vous permet de laisser des notes vocales qui sont également consultables. En utilisant les applications smartphone, vous pouvez dicter votre note  et la note est ensuite enregistrée dans votre compte, synchronisée avec toutes les autres instances d’Evernote installées sur vos ordinateurs et tablettes.

Donc, si vous êtes dehors et brusquement une grande idée vous vient à l’esprit, ne vous embêtez pas à  rechercher  un papier et un stylo. Il suffit de le téléphoner à Evernote !

 

Créer Votre Propre Organisation

Evernote

Créez jusqu’à 250 carnets de note et organisez votre vie numérique en ligne. Sous-catégoriser et étiqueter chacune afin de pouvoir les trouver facilement. Maintenant, quand vous voulez mettre quelque chose rapidement dans un carnet, ouvrez ce bloc-notes et faites glisser votre image ou fichier directement dans la zone du bloc-notes.

 

 

 

 

Partager des notes

evernoteAvec Evernote, vous pouvez collaborer avec d’autres personnes et montrer aux gens ce que vous avez dans vos carnets (à condition d’avoir un abonnement premium). Si vous travaillez ensemble, lancez les fichiers / notes nécessaires dans un bloc-notes et partagez-les. Ou rendez le cahier disponible publiquement pour que tout le monde puisse le voir. Vous pouvez travailler sur le texte avec un ami ou un collègue – parfait si vous travaillez sur une présentation, par exemple.

Personnellement, je l’utilise avec mon expert-comptable, en complément de Dropbox, avec mon associé et mon assistante.

 

Evernote Basic VS Evernote Premium

evernoteL’intérêt d’une mise à niveau vers Evernote Plus ou Premium dépendra de votre utilisation du service. Fondamentalement, les utilisateurs Premium comme moi sont des inconditionnels du  numérique et donc les 60 Mo mensuels que Evernote fournit actuellement à tous les utilisateurs gratuits ne suffit pas.

Mais si vous êtes un utilisateur très occasionnel et vous ne voyez pas dépasser la limite de 60 Mo, vous pouvez facilement utiliser Evernote gratuitement à vie. Il suffit d’essayer le service pour quelques mois et voir l’occupation des fichiers, avant de décider ou non de payer pour le mettre à niveau.

Si vous décidez d’upgrader, il y a des avantages.

EVERNOTE PLUS

TOUTES LES FONCTIONNALITÉS D’EVERNOTE BASIC, ET BIEN D’AUTRES POSSIBILITÉS

  • Accédez à vos notes sur tous vos appareils.
  • Carnets de notes hors-ligne sur vos appareils mobiles.
  • Enregistrez les emails importants.
  • 1 Go mensuel.

EVERNOTE PREMIUM

TOUTES LES FONCTIONNALITÉS D’EVERNOTE PLUS, ET BIEN D’AUTRES POSSIBILITÉS

  • Effectuez des recherches dans des documents Office & PDF.
  • Annotez les PDF joints à vos notes.
  • Numérisez des cartes de visite.
  • Présentez des notes en un clic.
  • Accédez à du contenu associé à vos notes.
  • Consultez l’historique d’une note.
  • Accédez au contexte d’une note.
  • 10 Go mensuel.

2 – Survol des applications +

Web Clipper ( desktop )

Eevernoten plus de l’application Evernote, vous disposez de beaucoup d’applications complémentaires qui vont enrichir votre desktop.  Parmi celles-ci, une de mes préférées est Web Clipper. Elle vous permet de lier des pages internet en 2 clics de souris.

 

EvernoteJe ne sais pas pour vous, mais il m’arrive souvent de trouver une page internet, article de blog, etc… sans la chercher. Vous pourriez ajouter un favori. Mais l’incorporer dans votre base de connaissances avec Evernote Web Clipper vous permet d’ajouter des étiquettes, de manipuler la note comme une note native.

Sélectionnez le format, page, article complet ou simplifié, favori ou capture d’écran. Vous pouvez choisir le carnet de notes d’import et ajouter des étiquettes.

En quelques secondes, l’information est disponible dans votre compte et vous êtes sur de la retrouver quand vous en aurez besoin.

 

 

Evernote Mobile

À mon avis, les applications pour smartphones rendent Evernote encore plus précieux qu’il ne l’est déjà. La capacité de prendre des notes, d’enregistrer des messages et d’accéder à vos signets, où que vous soyez, est un gain de temps énorme pour moi.

Vu que j’ai un iPhone, je vais me concentrer dessus. Donc, mes excuses à nos utilisateurs d’Android qui lisent ceci, mais l’application iPhone et l’application Android ne sont pas très différentes en termes d’apparence et de fonctionnalités.

L’application iOS

evernote

L’application iOS est tout simplement magnifique, élégante et c’est un plaisir de l’utiliser. Faire une nouvelle note nécessite juste un clic du signe plus  au milieu. Vous pouvez également accéder facilement à vos carnets et étiquettes ainsi qu’à la recherche d’une note spécifique. Les clients Premium peuvent également protéger leur compte Evernote sur leur téléphone avec un code PIN à 4 chiffres pour dissuader les hackers.

 

Appli iOS

 

Evernote Scannable

evernoteEncore une de mes préférées 🙂 .  Depuis 2 ans  que je l’ai installé, toutes mes notes de frais, mes fiches de déplacements ne sont plus un problème. Je finis de payer ma note de restaurant, 2 clics de souris et la fiche est sur mon compte Evernote, dans le carnet partagé avec mon expert-comptable. 30 secondes et on en parle plus !

 

Avec l’application Evernote Scannable, oubliez la paperasse.

 


3 – Ouverture vers d’autres applications

Avec Internet, on mesure l’impact d’une application au nombre d’interactions développées par d’autres logiciels. Avec Evernote, on ne compte plus les ouvertures à disposition des utilisateurs.

Voici quelques exemples ci-dessous :

  • Automatiser des tâches :
    • Zapier
    • IFTTT
  • Lire hors ligne :
    • Instapaper
  • Intégrer dans des applis de gestion de projet :
    • Smartsheet
    • Nozbe
  • Apprendre :
    • Blinkist
    • Clipbook
  • Social Media :
    • Digi.me
  • etc…

4 – Bonus

Limitation des Carnets de Notes

Avec le temps, j’ai trouvé 3 limitations aux carnets de notes :

  • Les Carnets de Notes sont limités à 250 par compte personnel. Cela peut sembler beaucoup, mais en quelques années, cela ne l’est pas. Vous pouvez passer en version business pour avoir 5000 carnets, mais j’ai organisé mon système de façon à ne pas devoir upgrader.
  • Une Note peut être rattachée à un seul Carnet de Notes à la fois.C’est une relation 1 to N . Le problème survient quand vous voulez inclure une note dans 2 ou plusieurs Carnets, pour éviter de réécrire la même donnée. C’est une relation N to N , pas supportée par Evernote. Vous pouvez dupliquer la note et la copier dans un autre Carnet mais ce n’est pas très satisfaisant.
  • Les Carnets de Notes peuvent être stockés en pile mais sans structure.En clair, cela signifie que vous pouvez créer une hiérarchie sur un seul niveau. Ma vie est un peu plus complexe 🙂 et j’aimerai pouvoir organiser une hiérarchie sur plusieurs niveaux.

Avantages des Etiquettes

J’ai donc compris que je n’utilisai pas la bonne méthode. Au lieu de m’appuyer sur les Carnets de Notes et les Piles, j’aurai du utiliser les Etiquettes. Ils sont beaucoup plus flexibles. Les avantages sont les pendants des limitations évoquées ci-dessus :

  • Les Etiquettes sont virtuellement illimités.Vous pouvez aller jusqu’à 100 000 par compte. Cela devrait convenir à 99.99% de la population.
  • Les Notes peuvent avoir de multiples Etiquettes. La plus-value pratique est qu’une note peut être visible dans des containers multiples sans duplication. Par exemple, si je veux garder la trace d’un compte-rendu de réunion dans le dossier du projet et également dans le dossier thématique, je peux tagger la note avec 2 étiquettes différentes. En cliquant sur le Tag 1, j’aurai accès à la note, de même avec le Tag 2.
  • Les Etiquettes peuvent être organisés en hiérarchies multiples. Cela me permet d’organiser mes Etiquettes de la façon qui me convient. Je ne suis pas contraint par les limitations du logiciel.

Je vous conseille de vous organiser plutôt comme cela, à la place d’une hiérarchie de carnets.


5 – Conclusion

Eh bien voilà pour ce petit tour d’horizon avec ce manuel de découverte. J’espère avoir réussi à vous montrer quelques bonnes utilisations pour un compte Evernote . Comme je l’ai mentionné précédemment, la longévité d’un service de bloc-notes réside dans ses évolutions et dans l’ouverture à des développeurs tiers.

Evernote évolue définitivement et ce que je vous ai montré ici n’est que la pointe émergée de l’iceberg . Je vous recommande de jeter un œil à tout ce que Evernote a à offrir car couvrir tout cela est pratiquement impossible. Il y en a trop et cet article serait rapidement obsolète.

En attendant, si je peux vous aider avec n’importe quelles questions, vous pouvez m’envoyer un email à picard [at] piloter-tpe.fr.  Ou bien laissez-moi un commentaire sur le blog.

Excellente semaine.

Philippe.

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